Ohje:Liitetiedostot
Liitetiedostojen käyttö
Sähköposti on hieman epäkäytännöllinen tapa välittää isoja tiedostoja suurelle joukolle lukijoita. Liitetiedosto on todennäköisesti kooltaan paljon suurempi kuin sähköposti, eli sähköpostin koko kasvaa. Sama kookas tiedosto menee sähköpostin mukana erikseen kaikille vastaanottajille, myös niille jotka eivät ehkä tarvitse tietoa. Liitetiedostot pitää tarkistaa virusten ja haittaohjelmien varalta, jotkut vastaanottajat saattavat hylätä liitetiedostoja sisältävät sähköpostit jolloin vastaanottaja ei saa lainkaan tietoa.
Tiedoston tulee olla sellaista muotoa jonka vastaanottajat voivat lukea tai katsoa. PDF on kätevä, voi olettaa kaikissa tietokoneissa olevan PDF-lukijan. Toimisto-ohjelmien tiedostomuoto on hankalampi, ei voi tietää onko vastaanottajalla sama toimisto-ohjelma, ja joskus pitää olla jopa sama versio. Parempi siis tallentaa PDF-tiedostoksi, toimisto-ohjelmista saa PDF-tiedoston tallennettua joko suoraan tai apuohjelman kautta.
Tiedostossa voi olla viruksia jotka tarttuvat vastaanottajan koneeseen. Microsoft Office -tiedostoissa toimivia makroviruksia on paljon 1 ja 2. Word -dokumentin voi tallentaa RTF-tiedostoksi, tällöin makroja ei tallenneta tiedoston mukana, eikä niin ollen voi olla makroviruksiakaan. Tarkista antivirus-ohjelmalla tiedosto ennen kuin lähetät sitä muille.
Tapauksissa joissa vastaanottajilla pakosti on tarvittava erikoisohjelma, voi käyttää sen ohjelman omaa tallennusmuotoa. Tällainen on tilanne jos vastaanottajien on tarkoitus muokata tiedostoa. Muussa tapauksessa ei kannata käyttää sovelluksen omaa tiedostomuotoa, vaan jotain yleistä jonka kaikki voivat katsoa.
Liitetiedosto webbisivulle
Käytännöllisempi tapa on tallentaa liitetiedosto webbisivulle, jolloin sähköpostissa riittää linkki tiedostoon. Tämmöinen URL mahtuu yhdelle riville. Esimerkiksi tämän sivun URL on http://yhteisokeskus.net/wiki/Ohje:Liitetiedostot. Mikäli liite on tekstiä ja kuvia, mahdollisesti sen voi kirjoittaa webbisivuksi jolloin ei tarvita mahdollisesti hankalasti käsiteltävää tiedostoa. Jos liite on jollain sovelluksella kirjoitettu tiedosto, pätee sama kuin luvussa Liitetiedoston käyttö, eli mieluiten PDF tiedostoksi eikä ainakaan tiedostoksi jossa voi olla makroviruksia.
Liitetiedosto tallennetaan nimettyyn tiedostoon tavanomaiseen tapaan. Nimi kannattaa valita kuvaava, ja semmoinen mitä webbipalvelimella ei ole ennestään. Jo olemassa olevat tiedostot voi katsoa FTP-ohjelmalla samalla kun tiedostoa siirtää tai selaimella osoitteesta http://yhteisokeskus.net/Liitteet
Tiedostot siirretään FTP-ohjelmalla Yhteisökeskuksen webbipalvelimelle hakemistoon Liitteet. Voi käyttää mitä tahansa FTP-ohjelmaa, esimerkiksi Filezilla kelpaa.
Yksityiskohdat riippuvat käytetystä FTP-ohjelmasta, mutta ajatus on oman koneen hakemistosta siirtää tiedosto webbipalvelimen hakemistoon. FTP-ohjelmat joissa on GUI tapaavat näyttää rinnakkain kaksi hakemistolistausta, toinen on oman koneen ja toinen on etäkoneen. Ensin pitää muodostaa yhteys etäkoneeseen, tähän tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Yhteisökeskuksen FTP-palvelimen osoite on ftp.yhteisokeskus.net. Siellä hakemisto johon tiedostot siirretään on web/Liitteet. Kun molemmat hakemistolistaukset näkyvät, vedetään siirrettävä tiedosto listauksesta toiseen ja ohjelma siirtää tiedoston paikalleen. Tai siirrettävät tiedostot merkitään, ja jollain painikkeella käynnistetään siirto.
Koska tämä ohje on kaikkien Internetin käyttäjien saatavilla, ei tähän voi kirjoittaa tarvittavaa käyttäjätunnusta ja salasanaa. Jos tarvitset usein tiedostojen tallennusta Liitteet-hakemistoon, kysy ylläpidolta oma tunnus. Jos tarvitset vain yhden kerran, pyydä toimistoa siirtämään tiedosto paikalleen.
Liitteen lukeminen
Sähköpostiin tai webbisivulle tai vaikka paperilapulle kirjoitetaan liitteen osoite eli URL. Liitteen voi katsoa kirjoittamalla kyseinen osoite selaimen osoitepalkkiin. Esimerkkinä tämä ohje on tallennettu PDF-tiedostoksi ja viety Liitteet-hakemistoon, osoite on http://yhteisokeskus.net/Liitteet/Ohje_Liitetiedostot.pdf.
